Luật Phong Gia

VẤN ĐỀ PHÁP LÝ VỀ HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN

Công ty cổ phần là một trong những loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay ở Việt Nam, đây được xem là doanh nghiệp có cơ cấu chặt chẽ nhất, trong đó Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền quyết định cao nhất của công ty, còn Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý, có quyền quyết định những vấn đề không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì muốn tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, bất thường cần phải bảo đảm quy định về Đại hội đồng cổ đông, quy định về kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, quy định về thời gian tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, quy định về thẩm quyền triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông, quy định về điều kiện để tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông bất thường, quy định về chương trình và nội dung của Đại hội đồng cổ đông bất thường, quy định về quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông.

Về việc thông báo họp đại hội đồng cổ đông thì người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, cổ đông hoặc nhóm cổ đông) phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. 

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

Các công việc cần thực hiện khi triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông: Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp; Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông; Lập chương trình và nội dung cuộc họp; Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp; Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên; Xác định thời gian và địa điểm họp; Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này; Công việc khác phục vụ cuộc họp.

Dưới đây là một tình huống minh họa để hiểu thêm về các vấn đề trên.

VỤ VIỆC SỐ 11: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THỰC PHẨM HẢI PHÒNG

  1. Nội dung vụ việc:[1]

Ngày 21-11-2011, Hội đồng quản trị Công ty cổ phần công nghệ thực phẩm Hải Phòng (Công ty Hải Phòng) ra quyết định bãi nhiệm chức vụ Giám đốc công ty của bà Lên và bổ nhiệm bà Hồng thay thế. Theo đó, bà Lên có trách nhiệm bàn giao công việc và các giấy tờ mà bà Lên đang quản lý, nhưng  bà Lên không thực hiện việc bàn giao và không tổ chức Đại hội đồng cổ đông từ năm 2010.

Mâu thuẫn trong công ty kéo dài. Vì vậy, Chủ tịch Hội đồng quản trị đã gửi thông báo mời họp đến các thành viên của Hội đồng quản trị về việc họp Hội đồng quản trị ( dự kiến tiến hành ngày 25-4-2013), nhưng bà Lên từ chối không nhận thông báo.Trong cuộc họp này, Hội đồng quản trị đã biểu quyết triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường ( dự định tiến hành ngày 28-5-2013) để phê chuẩn quyết định của Hội đồng quản trị về việc bãi nhiệm, bổ nhiệm chức vụ giám đốc.

Ngày 10-06-2013, một nhóm cổ đông của công ty đã khởi kiện yêu cầu Tòa án hủy quyết định của Đại hội đồng cổ đông bất thường của Công ty Hải Phòng diễn ra vào ngày 28-05-2013 do ông Ngô Văn Thắng – Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập vì lý do vi phạm quy định của pháp luật và điều lệ công ty. Cụ thể:

Hội đồng quản trị không tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên mà thay vào đó là Đại hội đồng cổ đông bất thường.

Hội đồng quản trị không gửi thông báo và tài liệu họp cho phần lớn các cổ đông, chỉ một số cổ đông nhận thấy được giấy mời họp và thông báo chung chung. Cụ thể, bà Loan, bà Hường không nhận được; bà Nhi chỉ nhận được phong bì không của công ty; ông Ẩn, bà Hoa nhận được nhưng không có báo cáo tài chính.

Các cổ đông của công ty có văn bản kiến nghị bổ sung chương trình đại hội với các nội dung như sau: Đề cử thành viên giám sát để bảo đảm tính khách quan; miễn nhiệm chức vụ của các thành viên Hội đồng quản trị gồm: Ông Thắng, ông Nhân và bà My; bỏ nội dung bầu bà Hồng làm Giám đốc công ty nhưng không được ông Thắng (là Chủ tịch Hội đồng quản trị) chấp nhận.

Hội đồng quản trị đã ngăn cản, gây khó dễ cho cổ đông vào tham dự Đại hội đồng cổ đông ngày 28-5-2013.

Tại phiên tòa ông Thắng trình bày:

Luật không bắt buộc phải tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên trước rồi mới được tổ chức Đại hội đồng cổ đông bất thường, chưa kể bà Lên không hợp tác nên không có báo cáo tài chính, không thể họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Cho nên, vì lợi ích của công ty, Hội đồng quản trị quyết định triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường.

Ngày 21-5-2013, Hội đồng quản trị đã gửi thông báo mời họp kèm tài liệu liên quan tới các cổ đông qua đường bưu điện chuyển phát nhanh có bảo đảm, đăng tại trên website của công ty và thông báo ba lần liên tiếp trên Báo Pháp luật. Trong đó, các cổ đông như bà Nhi, ông Ẩn, bà Hoa đã nhận được; bà Lên, bà Hường, bà Loan từ chối không nhận, nhưng có nắm được nội dung cuộc họp thể hiện tại kiến nghị bổ sung vào ngày 22-5-2013.

Hội đồng quản trị có nhận được hai kiến nghị của nhóm cổ đông vào lúc 11h ngày 25-5-2013, trong đó một bản có chữ ký, một bản không có chữ ký. Hội đồng quản trị có mời những người có tên trên đến để giải quyết, nhưng mọi người bác bỏ, nói sẽ ra Đại hội cổ đông giải quyết. Khi tiến hành Đại hội đồng cổ đông, kiến nghị không được chấp nhận vì quá thời gian gửi và nội dung không phù hợp.

Không có việc không cho cổ đông vào họp: Cụ thể, ngày 28-5-2013 có nhiều người không phải là cổ đông và một số người là cổ đông ( không đăng ký kiểm tra tư cách cá nhân) gây rối, chửi bới, xô đẩy bàn ghế để Ban tổ chức không làm việc được ( có băng ghi hình) là tự tước bỏ quyền họp. Ai đủ điều kiện vẫn được vào dự họp bình thường và số lượng cổ đông chính thức tham dự chiếm 76,1%.

  • Vấn đề pháp lý:

Vụ việc này đặt ra một số vấn đề pháp lý như sau: 

-Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường.

-Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông.

Bình luận:

  1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường:

Đại hội  đồng cổ đông được xác định là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty cổ phần. Theo đó, [2]Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

[3]Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Như vậy, theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, họp thường niên là một nghĩa vụ đối với công ty. Trong khi đó, họp bất thường là một hoạt động mang tính tùy nghi. Nhìn từ góc độ quản trị công ty, không có cơ sở nào thể hiện rằng cuộc họp bất thường sẽ phải diễn ra sau hoặc phụ thuộc vào cuộc họp thường niên. Mặc khác nếu trong điều lệ của công ty có quy định khác thì Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết nhưng không quá 06 tháng kể từ năm tài chính. Nếu nhìn từ góc độ quyền sở hữu, bản chất của việc họp Đại hội đồng cổ đông chính là đang thực hiện quyền sở hữu thông qua việc để các “đồng sở hữu của công ty” ra quyết định liên quan đến các hoạt động của công ty. Cũng từ đó, các quyết định của cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên hay bất thường đều có giá trị pháp lý như nhau.

Khi công ty Hải Phòng không thực hiện việc họp thường niên trong thời hạn do Pháp luật doanh nghiệp quy định, công ty này đứng trước rủi ro sẽ bị cơ quan nhà nước xử phạt vi phạm trong lĩnh vực kế toán đầu tư. Nhìn từ vụ việc này, một khi Công ty Hải phòng đáp ứng các yêu cầu của việc triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường thì có thể tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên hay không.

Do đó, việc các nguyên đơn cho rằng, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường ngày 28-5-2013 của Công ty Hải Phòng không có giá trị pháp lý với lý do “Hội đồng quản trị không tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên mà thay vào đó là Đại hội đồng cổ đông bất thường” là hoàn toàn không có cơ sở.

  • Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông:

-Thời hạn:

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, nhằm bảo đảm quyền lợi của cổ đông, bất kể là cuộc họp thường niên hay bất thường, [4]Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường của Công ty Hải Phòng dự định tiến hành ngày 28-5-2013. Trong khi đó, ngày 25-4-2013, Hội đồng quản trị Công ty Hải Phòng đã họp và ngay sau đó ra thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông bất thường. Điều lệ của công ty này cũng không quy định một thời hạn khác dài hơn. Do đó, xét về khía cạnh, thời gian triệu tập, Hội đồng quản trị của công ty đã tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành.

-Phương thức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông:

[5]Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.

[6]Nội dung thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.

[7]Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

  • Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
  • Phiếu biểu quyết.

Theo lời khai của các nguyên đơn tại Tòa án, Hội đồng quản trị Công ty Hải Phòng đã vi phạm quy định về triệu tập cuộc họp khi “Hội đồng quản trị không gửi thông báo và tài liệu họp cho phần lớn các cổ đông, chỉ một số cổ đông nhận được giấy mời họp và thông báo chung chung. Cụ thể, bà Loan, bà Hường không nhận được, bà Nhi chỉ nhận được nhưng không có báo cáo tài chính”

Trong vụ việc này có một chi tiết quan trọng là các cổ đông (nguyên đơn) của công ty có văn bản kiến nghị bổ sung chương trình đại hội với các nội dung sau: Đề cử thành viên giám sát để bảo đảm tính khách quan, miễn nhiệm chức vụ của các thành viên Hội đồng quản trị gồm: Ông Thắng, ông Nhân và bà My; bỏ nội dung bầu bà Hồng làm Giám đốc công ty.

Đồng thời, để đánh giá việc Hội đồng quản trị của Công ty Hải Phòng có tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp về các loại tài liệu cần phải gửi cho cổ đông có thể xem xét từ hai nguồn:

Một là, website của công ty.

Hai là, từ thông báo mà công ty đăng trên Báo Pháp luật.

Nhằm bảo đảm tính thuận tiện cho Hội đồng quản trị cũng như giảm thiểu chi phí in ấn cho doanh nghiệp trong quá trình triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, nhưng vẫn bảo đảm quyền lợi của cổ đông. Luật Doanh nghiệp hiện hành quy định tại khoản 3, Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. [8]Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu. 

Cho nên, việc công ty đã đăng tải các tài liệu này trên website, đồng thời đã gửi thông báo mời họp và đăng Báo Pháp luật ba số liên tiếp đã thể hiện tính cẩn trọng của Hội đồng quản trị công ty. Đồng thời, nó cũng đáp ứng các yêu cầu về triệu tập cuộc họp theo quy định của pháp luật.

  • Nguồn bài viết: Nội dung được tham khảo từ sách tham khảo “Tranh Chấp Điển Hình trong Quản Trị Doanh Nghiệp”  nằm ở trang số 119-125 của các tác giả gồm Phạm Hoài Huấn (Chủ biên), Nguyễn Thị Thanh Lê, Trần Thanh Bình, Nguyễn Tuấn Vũ và đã chỉnh sửa để phù hợp với Pháp luật hiện hành
  • Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và quan điểm cá nhân riêng của người viết. Rất mong nhận được sự góp ý và bình luận từ người đọc.

Thu Thảo – Phong Gia Group

Công Ty Luật & Tư Vấn Đầu Tư Quốc Tế Phong Gia


[1] Nguồn: Bản án 79 /2014/ KDTM-PT ngày 16-5-2014 của Tòa phúc thẩm Hà Nội.

[2] Khoản 1 Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020

[3] Khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm  2020

[4] Khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020

[5] Khoản 2 Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020

[6] Khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020

[7] Khoản 3 Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm  2020

[8] Khoản 4 Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020